Lewati ke konten utama

Administrasi Multi-Tenant, Cabang & Hak Pengguna

Modul Administrasi memberikan kendali penuh kepada Administrator Perusahaan (Tenant Admin) untuk mengelola struktur unit bisnis, kantor cabang, penugasan pengguna, dan keamanan otorisasi sistem.

1. Diagram Hierarki Organisasi & Isolasi Cabang​

2. Prinsip Keamanan & Isolasi Data​

A. Perlindungan Batas Antar Perusahaan (Multi-Company Isolation)​

Setiap data entitas bisnis dilindungi dan dipisahkan secara mutlak:

  • Setiap interaksi pada sistem secara otomatis divalidasi berdasarkan identitas perusahaan resmi pengguna yang terverifikasi saat login.
  • Mekanisme isolasi keamanan memastikan seluruh data sensitif seperti katalog produk, daftar pelanggan, persediaan stok, dan pembukuan keuangan dari Perusahaan A tidak akan pernah dapat dilihat atau diakses oleh Perusahaan B dalam kondisi apa pun.

B. Isolasi Akses Cabang & Prinsip Proteksi Awal (Default-Deny)​

Di dalam satu lingkungan perusahaan, data dan aktivitas antar cabang juga dipisahkan secara ketat:

  • Pengguna hanya berhak membuat dan memproses transaksi pada cabang yang tercantum dalam daftar cabang penugasan akun staf yang bersangkutan.
  • Prinsip Proteksi Awal (Default-Deny): Jika seorang pengguna baru dibuat namun belum ditugaskan ke cabang mana pun pada profilnya, sistem secara otomatis mengunci akses operasional. Pengguna tersebut tidak dapat melihat daftar transaksi atau memilih gudang hingga administrator memberikan penugasan cabang yang sesuai.

3. SOP 6 Langkah Membuat Akun Pengguna Baru​

Administrator dapat menambahkan staf baru ke sistem dengan mengikuti prosedur standar berikut:

Langkah 1: Input Identitas Pengguna​

Buka menu Pengaturan > Manajemen User, klik + Tambah User Baru. Masukkan:

  • Username: ID unik untuk login (huruf kecil tanpa spasi, misal: budi.kasir).
  • Nama Lengkap (Nama Tampilan): Nama asli staf untuk dicetak pada dokumen dan struk (misal: Budi Santoso).
  • Email: Alamat korespondensi untuk notifikasi sistem.

Langkah 2: Buat Password Awal​

  • Masukkan password awal yang kuat (kombinasi huruf besar, angka, dan simbol).
  • Password langsung dienkripsi secara aman dengan algoritma standar industri satu arah. Password tidak pernah disimpan dalam bentuk teks biasa dan tidak dapat dilihat kembali oleh siapa pun demi menjaga privasi dan keamanan.

Langkah 3: Batasan Wewenang Administrator Perusahaan​

Batasan Wewenang Administrator Perusahaan

Sebagai Administrator Perusahaan, Anda hanya berwenang mengelola pengguna dalam lingkup perusahaan Anda sendiri. Pilihan tingkat Administrator Platform dinonaktifkan secara otomatis untuk mencegah eskalasi wewenang di luar batas kewenangan perusahaan.

Langkah 4: Menetapkan Peran (Role RBAC)​

Pilih peran (role) yang sesuai dengan penugasan kerja staf:

  1. Peran Bawaan Sistem (Built-in Roles):

    • ADMIN_TENANT: Untuk administrator perusahaan (mengelola pengguna, cabang, peran, alur approval, dan konfigurasi perusahaan).
    • POS_ADMIN: Untuk supervisor kasir dan kepala toko (mengatur register kasir, otorisasi diskon, wewenang pembatalan/void struk, dan evaluasi laba harian cabang).
    • CASHIER: Untuk staf kasir toko fisik (halaman kerja langsung ke /pos, buka shift, scan belanja, terima pembayaran, dan cetak struk tanpa wewenang hapus).
    • USER: Untuk staf umum dengan hak akses baca saja (read-only) untuk pemantauan data tanpa izin ubah/hapus.

  2. Peran Kustom Perusahaan (Custom Roles):

    • Jika Anda membutuhkan peran fungsional spesifik seperti SALES, PURCHASING, FINANCE, atau WAREHOUSE_STAFF, peran tersebut dapat Anda rancang dan tambahkan terlebih dahulu melalui menu Pengaturan > Role / Peran.
Panduan Pembuatan & Konfigurasi Role

Untuk membuat peran baru, merancang matriks izin operasi modul, atau memahami rincian hak akses bawaan, silakan pelajari panduan lengkap Manajemen Role, Menu & Hak Akses (RBAC & ACL).

Langkah 5: Menugaskan Cabang Akses & Default Branch​

  • Centang cabang-cabang tempat staf diizinkan bertransaksi (misal: Cabang Jakarta Selatan).
  • Pilih Default Branch: Cabang utama yang otomatis terpilih saat staf membuka formulir baru. Cabang default wajib termasuk dalam daftar cabang yang ditugaskan.

Langkah 6: Khusus Calon Pejabat Penyetuju (Approver)​

Jika akun yang dibuat direncanakan memiliki wewenang untuk menyetujui dokumen transaksi (misal: Manajer Pembelian / Direktur):

  1. Buka menu SDM / HR > Karyawan (Employee).
  2. Tambah data Karyawan baru dengan nama yang sama.
  3. Pada field Akun Pengguna, pilih akun pengguna yang baru saja dibuat di Langkah 1.
  4. Pada field Jabatan, pilih jabatan fungsional yang berwenang (misal: Procurement Manager).
  5. Simpan. Kini akun tersebut secara resmi terhubung dengan data Karyawan dan Jabatan terkait sehingga diakui oleh sistem persetujuan (approval) berjenjang!

4. Fitur Keamanan & Proteksi Akun Pengguna​

Sistem dilengkapi dengan berbagai mekanisme proteksi akun dan integritas data untuk menjamin keamanan operasional perusahaan:

NoFitur Keamanan & ProteksiManfaat & Cara Kerja Perlindungan bagi Perusahaan
1Kebijakan Enkripsi Password TerproteksiKolom password wajib diisi saat pembuatan akun baru. Saat melakukan pembaruan profil pengguna, jika kolom password dikosongkan, sistem secara otomatis mempertahankan password lama. Seluruh password dienkripsi secara aman dengan algoritma standar industri satu arah sehingga tidak dapat diintip ataupun diekspor oleh pihak mana pun.
2Perusahaan Induk Permanen (Data Integrity Protection)Penugasan perusahaan induk pada akun bersifat permanen setelah akun dibuat. Akun pengguna tidak dapat dipindahkan ke perusahaan lain demi menjamin integritas riwayat transaksi, akuntabilitas audit, dan mencegah kebocoran data antar entitas bisnis.
3Proteksi Akses Awal Pengguna (Default-Deny)Pengguna yang dibuat tanpa peran (role) tetap dapat login, namun seluruh akses fitur transaksi akan ditolak secara otomatis dan bilah navigasi menu akan kosong. Hal ini mencegah staf baru mengakses data perusahaan sebelum administrator selesai mengonfigurasi wewenangnya.
4Validasi Ketat Cabang & Cabang DefaultSeluruh cabang yang ditugaskan kepada staf wajib merupakan cabang sah milik perusahaan yang aktif. Selain itu, cabang utama (default branch) wajib termasuk di dalam daftar cabang yang ditugaskan, mencegah terjadinya kekeliruan pencatatan transaksi antar cabang.
5Isolasi Kewenangan Administrator PerusahaanAdministrator Perusahaan dilindungi agar tidak dapat secara keliru menetapkan peran tingkat platform kepada pengguna, tidak dapat memodifikasi akun Administrator Platform, dan tidak memiliki akses untuk mengubah konfigurasi multi-perusahaan global.
6Pemisahan Wewenang Persetujuan (Approval) Berbasis JabatanMenetapkan peran fungsional atau manajerial (seperti peran FINANCE) tidak otomatis menjadikan pengguna sebagai penyetuju dokumen. Hak persetujuan transaksi diatur secara ketat melalui keterikatan akun pada data Karyawan dan Jabatan terkait di modul SDM, memastikan prinsip tata kelola perusahaan (governance) yang akuntabel.