Lewati ke konten utama

Engine Persetujuan Berjenjang (Approval Engine)

Sistem Git Demo ERP dilengkapi dengan Engine Persetujuan Data-Driven (Data-Driven Approval Engine) yang mengamankan transaksi strategis perusahaan—seperti diskon penjualan bernilai tinggi, pengadaan barang besar, atau pengeluaran kas non-budget.

1. Diagram Arsitektur Approval Data-Driven​

2. Prinsip Fondasi: Approver Berbasis JABATAN (Position)​

Salah satu keunggulan arsitektur Git Demo ERP adalah: Hak menyetujui transaksi TIDAK diberikan kepada peran sistem (Role RBAC), melainkan kepada JABATAN STRUKTURAL (Position).

Syarat Wajib Menjadi Approver yang Sah:​

Agar seorang pengguna dapat melihat tombol Approve/Reject pada sebuah dokumen transaksi, akun tersebut wajib memenuhi 3 keterkaitan data:

  1. Akun User memiliki username dan password untuk login ke aplikasi.
  2. Akun User tersebut ditautkan ke data Employee (Karyawan) aktif.
  3. Data Karyawan tersebut memegang Position (Jabatan) yang ditunjuk sebagai approver pada langkah (Approval Step) terkait (misalnya: Head of Finance, Procurement Manager, atau General Manager).
Mengapa Berbasis Jabatan, Bukan Akun Pribadi?

Ketika seorang pejabat cuti, mutasi, atau mengundurkan diri, administrator perusahaan hanya perlu memindahkan pemegang jabatan pada master Karyawan tanpa perlu membongkar atau mengonfigurasi ulang ratusan alur persetujuan sistem.

3. Konsep Quorum & Multi-Step​

Setiap alur persetujuan (Approval Flow) dapat terdiri dari beberapa tahapan berjenjang (Steps). Pada setiap tahapan, ditentukan aturan pengambilan suara (Quorum):

Jenis QuorumCara KerjaContoh Skenario Bisnis
ANY (Salah Satu Cukup)Cukup satu orang pejabat pada jabatan tersebut yang memberikan persetujuan, maka tahapan tersebut langsung dinyatakan lulus.Dokumen operasional mendesak di mana salah satu dari Supervisor A atau Supervisor B yang sedang piket dapat langsung meloloskan persetujuan.
ALL (Semua Wajib)Seluruh pejabat yang memegang jabatan terkait wajib memberikan suara persetujuan.Keputusan krusial seperti investasi aktiva tetap yang wajib disetujui bersama oleh Direktur Keuangan DAN Direktur Operasional.

4. Perlindungan Integritas: Lock-Stage saat PENDING​

Saat sebuah dokumen transaksi (misalnya Sales Order) memasuki proses persetujuan:

  1. Lock-Stage Aktif: Tombol untuk memajukan dokumen secara manual dinonaktifkan.
  2. Form Terkunci: Baris produk, harga, dan diskon tidak dapat diubah oleh staf pemohon. Hal ini mencegah manipulasi curang di mana pemohon meminta persetujuan untuk diskon 5%, lalu diam-diam menaikkannya menjadi 25% sesaat sebelum barang dikirim.
  3. Auto-Stage: Setelah pejabat terakhir menyetujui (status APPROVED), sistem backend secara otomatis memajukan stage dokumen ke tahap operasional berikutnya.

5. Panduan Praktis Pengguna​

A. Untuk Staf Pemohon (Requester):​

  • Periksa header dokumen: Badge PENDING_APPROVAL berwarna oranye menandakan dokumen sedang ditinjau.
  • Klik tab Riwayat Approval (Approval Log) di bagian bawah formulir untuk melihat pejabat mana saja yang belum memberikan suara dan membaca catatan revisi.

B. Untuk Pejabat Penyetuju (Approver):​

  1. Pantau ikon lonceng notifikasi di sudut kanan atas layar atau buka menu Workflow > Kotak Masuk Persetujuan (Inbox Approval).
  2. Klik dokumen yang ingin ditinjau untuk membuka lembar kerja detail.
  3. Teliti ringkasan nominal, batas diskon, dan lampiran.
  4. Masukkan pertimbangan pada kolom Catatan Review (remarks).
  5. Klik Setujui (Approve) untuk meloloskan, atau klik Tolak (Reject) untuk mengembalikan dokumen ke pemohon.