Lewati ke konten utama

Stock Opname (Inventory Adjustment)

Stock Opname adalah prosedur audit fisik berkala untuk mencocokkan saldo persediaan barang yang tercatat pada sistem komputer dengan kuantitas fisik riil yang ada di rak gudang atau toko.

1. Diagram Alur Operasional Stock Opname​

Berikut adalah diagram alur lengkap pelaksanaan audit persediaan fisik dari pembuatan draf hingga pembukuan selisih:

2. Pilihan Mode Opname (Adjustment Mode)​

Saat membuat dokumen baru di menu Gudang > Stock Opname, Anda diminta menentukan mode audit:

Mode OpnameLingkup KerjaSkenario Penggunaan yang Tepat
FULL_LOCATIONMenghitung seluruh produk yang tercatat di gudang terpilih.Audit tahunan (Wall-to-Wall Count) atau tutup buku periode fiskal besar. Tombol Prefill Items otomatis menarik seluruh master produk aktif ke formulir.
PRODUCT_CATEGORYMenghitung seluruh produk dalam kategori tertentu.Audit parsial mingguan/bulanan untuk barang fast-moving atau barang bernilai tinggi (misal: kategori Susu Formula atau Smartphone).
MANUALPetugas menambahkan produk satu per satu secara manual.Cycle Count harian acak (sampling 5-10 item per hari) untuk memverifikasi akurasi tanpa mengganggu alur kerja harian.

3. Rincian Kolom Tabel Barang Opname​

Kolom BarisTipe DataKeterangan & Perilaku Sistem
Produk (productId)Relasi (Product)Barang yang diaudit.
Lokasi Rak (locationId)Relasi (Location)Posisi spesifik barang di gudang.
Saldo Teoretis (theoreticalQty)Decimal (Read-Only)Angka saldo menurut sistem komputer saat dokumen dibuat (frozen snapshot).
Hitung Fisik (countedQty)DecimalDiisi petugas: Jumlah barang riil yang dihitung di lapangan dalam satuan dasar.
Selisih Kuantitas (differenceQty)Decimal (Kalkulasi)Dihitung otomatis: countedQty - theoreticalQty. Bernilai negatif jika barang tekor, positif jika lebih.
Alasan Selisih (discrepancyReason)StringWajib diisi jika ada selisih. Menjelaskan penyebab perbedaan fisik (misal: Kemasan bocor digigit tikus, Barang bonus supplier belum diinput PO).

4. Aturan Validasi Krusial: Kewajiban Alasan Selisih​

Aturan Integritas: discrepancyReason Wajib Diisi

Sistem backend menerapkan aturan ketat: Jika terdapat baris produk dengan differenceQty != 0 namun kolom discrepancyReason dibiarkan kosong, tombol 'Selesaikan (Done)' akan ditolak dengan galat HTTP 400 Bad Request.

Alasan Bisnis: Menghilangkan praktik penghapusan stok secara sepihak (unaccounted write-off) dan memberikan catatan jejak audit yang jelas bagi auditor internal.

5. Efek Eksekusi: Apa yang Terjadi Saat Dokumen "Done"?​

Ketika dokumen Stock Opname diselesaikan:

  1. Penerbitan StockPicking Otomatis:
    • Jika Surplus (differenceQty > 0): Sistem menerbitkan mutasi masuk dari lokasi virtual INV-ADJ-GAIN ke gudang fisik.
    • Jika Defisit (differenceQty < 0): Sistem menerbitkan mutasi keluar dari gudang fisik ke lokasi virtual INV-ADJ-LOSS.
  2. Koreksi Saldo Instan: Saldo on-hand di sistem langsung sama persis dengan angka fisik yang dihitung (countedQty).
  3. Penguncian Permanen Dokumen: Dokumen opname berstatus Done tidak dapat diedit atau dihapus kembali demi kepatuhan audit perpajakan dan keuangan.