Lewati ke konten utama

Retur Penjualan (Sales Return) & Refund

Retur Penjualan menangani pengembalian barang dari pelanggan karena cacat produksi, salah pengiriman, atau klaim garansi, disertai dengan mekanisme penyelesaian finansial (Settlement) yang tepat.

1. Diagram Alur Proses Retur & Skema Settlement​

2. Kanal Retur: POS Toko vs Sales Order B2B​

Sistem menyediakan dua antarmuka khusus sesuai sifat transaksi:

A. Retur Kasir Cepat Toko (PosReturnModal)​

  • Diakses langsung oleh kasir melalui tombol Retur Struk di antarmuka POS.
  • Kasir memindai barcode struk atau mengetik nomor struk belanja asli.
  • Sistem menampilkan item-item yang dibeli pada struk tersebut beserta kuantitas maksimum yang berhak diretur.
  • Kasir menginput kuantitas barang yang dikembalikan.
  • Uang refund tunai langsung memotong saldo kas laci kasir pada sesi shift berjalan (CashSession).

B. Retur Faktur Penjualan Grosir B2B​

  • Diakses staf penjualan/administrasi melalui menu Penjualan > Retur Penjualan.
  • Memilih dokumen Sales Order asal yang berstatus Confirmed atau Done.
  • Menginput tanggal pengembalian barang, gudang penampung barang retur (misal: Gudang Karantina atau Gudang Retur), dan alasan retur.

3. Aturan Validasi Mutlak Retur Penjualan​

Validasi Anti-Klaim Fiktif
  1. Kuantitas Retur Tidak Boleh Melebihi Pengiriman: Sistem melacak kuantitas kumulatif yang telah diretur sebelumnya. Jika pelanggan membeli 10 unit dan sebelumnya telah meretur 3 unit, maka sistem akan menolak keras jika kasir mencoba meretur lebih dari 7 unit.
  2. Status Dokumen Penjualan Asal Wajib Sah: Dokumen asal tidak boleh dalam status Draft atau Cancelled.

4. Skema Penyelesaian Finansial (Settlement Method)​

Penyelesaian nilai rupiah atas barang yang diretur dapat dilakukan melalui 3 metode:

  1. OFFSET_AR (Pemotongan Sisa Piutang):
    • Digunakan jika invoice Sales Order pelanggan tersebut belum lunas.
    • Nilai retur langsung mengurangi saldo tagihan piutang pelanggan, sehingga pelanggan hanya perlu melunasi sisa tagihan yang telah disesuaikan.
  2. REFUND_CASH (Pengembalian Uang Tunai):
    • Uang tunai diserahkan langsung kepada pelanggan dari kas toko.
    • Sistem secara otomatis mencatat pengeluaran kas pada sesi kasir aktif, sehingga rekonsiliasi kas saat tutup shift tetap seimbang (Expected Cash terkoreksi otomatis).
  3. REFUND_BANK (Pengembalian Transfer Bank):
    • Digunakan untuk nominal besar di mana kasir tidak diperkenankan menyimpan uang tunai dalam jumlah masif.
    • Keuangan menerbitkan formulir pembayaran keluar (Payment OUT) dari rekening bank perusahaan ke rekening bank pelanggan.

5. Efek Otomatis ke Gudang & Akuntansi​

Saat tombol Konfirmasi Retur ditekan, sistem mengeksekusi 3 tindakan otomatis:

  1. Pengembalian Fisik ke Kartu Stok: Menerbitkan StockPicking masuk dari lokasi virtual VIRTUAL-CUSTOMER kembali ke gudang fisik. Saldo on-hand bertambah kembali.
  2. Pembalikan Jurnal Pendapatan: Mendebet akun Retur Penjualan / Pendapatan Penjualan dan mengkredit akun Piutang Usaha / Kas.
  3. Pembalikan Jurnal HPP (Harga Pokok): Mendebet akun Persediaan Barang Dagangan dan mengkredit akun Beban Pokok Penjualan (HPP) sesuai nilai perolehan saat barang dikirim dahulu.