Lewati ke konten utama

Pusat Bantuan, Solusi Kendala & Tanya Jawab (FAQ)

Halaman ini merangkum kendala operasional yang paling sering ditemui di lapangan beserta langkah-langkah solutif cepat untuk mengatasinya.

1. Kendala Kasir & Point of Sale (POS)​

Tanya: Mengapa kasir tidak bisa membuka shift kasir baru? Muncul pesan "Sesi Aktif Sudah Ada".​

  • Penyebab: Sistem menerapkan aturan 1-ke-1 ketat: Satu mesin kasir (CashRegister) atau satu akun kasir hanya boleh memiliki 1 sesi aktif dalam satu waktu. Jika kasir lupa menutup sesi pada hari kemarin, sistem menolak pembukaan sesi baru.
  • Solusi:
    1. Cari dokumen sesi kasir sebelumnya di menu Penjualan > Sesi Kasir (Cash Session) yang masih berstatus OPEN.
    2. Buka sesi tersebut dan lakukan prosedur tutup shift resmi dengan menginput uang fisik laci kasir (actualCash).
    3. Setelah sesi lama ditutup (CLOSED), kasir dapat membuka shift baru dengan normal.

Tanya: Printer struk Bluetooth tidak merespons atau tidak mencetak di aplikasi Mobile POS Android.​

  • Penyebab: Koneksi Bluetooth ponsel terputus, izin akses lokasi/perangkat sekitar belum diberikan pada aplikasi Android, atau MAC Address printer belum dipilih di aplikasi.
  • Solusi:
    1. Pastikan printer thermal dalam kondisi menyala (lampu indikator hijau/biru aktif dan kertas struk terpasang dengan arah gulungan yang benar).
    2. Buka pengaturan Bluetooth Android, pastikan printer sudah dalam status Terpasang / Paired (PIN default pairing biasanya 0000 atau 1234).
    3. Buka aplikasi Mobile POS, masuk ke menu Pengaturan Kasir > Perangkat Printer.
    4. Klik tombol Cari Printer Bluetooth, pilih printer yang sesuai dari daftar.
    5. Tekan tombol Cetak Uji Coba (Test Print). Jika struk berhasil keluar, simpan pengaturan.

Tanya: Dari gudang mana stok kasir POS dipotong saat pelanggan membayar? Apakah kasir bisa memilih gudang secara manual?​

  • Penjelasan: Pada transaksi kasir POS, sistem secara otomatis memotong persediaan dari lokasi gudang/rak fisik yang ditautkan ke Mesin Kasir (CashRegister.stockLocationId) tempat sesi kasir aktif dibuka. Kasir tidak perlu dan tidak dapat memilih gudang asal secara manual di layar kasir. Hal ini dirancang untuk memaksimalkan kecepatan transaksi dan mencegah kesalahan manusia (human error).
  • Aturan & Perilaku Sistem:
    1. Lokasi pengeluaran kasir wajib berjenis fisik (WAREHOUSE atau RACK) dan dilarang berupa lokasi VIRTUAL.
    2. Saat pembayaran lunas diselesaikan (checkout / settleOrder), sistem menerbitkan StockPicking OUT bertipe SALES yang langsung berstatus Done secara atomik.
    3. Jika produk yang dijual adalah menu racikan / resep (recipe), sistem secara otomatis mengekspansi resep (BundleComponent) dan memotong bahan baku penyusunnya langsung dari lokasi fisik kasir yang sama.

Tanya: Mengapa transaksi checkout POS gagal dengan pesan galat "POS_INVALID_ISSUE_LOCATION"?​

  • Penyebab: Mesin kasir (CashRegister) yang digunakan belum memiliki konfigurasi lokasi stok (stock_location_id) atau lokasi yang disetel bertipe VIRTUAL (seperti VIRTUAL-CUSTOMER).
  • Solusi:
    1. Masuk menggunakan akun Administrator Perusahaan (Tenant Admin).
    2. Buka menu Pengaturan > Mesin Kasir (Cash Register), lalu cari dan edit mesin kasir yang bermasalah.
    3. Pastikan kolom Lokasi Stok Pengeluaran (stockLocationId) terisi dengan lokasi fisik gudang toko atau rak kasir yang valid (tipe WAREHOUSE atau RACK).
    4. Simpan konfigurasi mesin kasir. Kasir dapat langsung mengulang proses pembayaran dengan normal.

2. Kendala Gudang & Inventaris​

Tanya: Transaksi pengiriman Sales Order atau penjualan POS ditolak dengan pesan galat "Saldo Stok Tidak Mencukupi (HTTP 400)"?​

  • Penyebab: Produk bertipe storable dengan pengaturan allowNegativeStock = false, dan saldo fisik barang di gudang cabang yang dipilih telah mencapai 0.
  • Solusi:
    1. Periksa kartu stok barang di menu Gudang > Kartu Stok untuk melihat posisi persediaan terakhir di gudang cabang bersangkutan.
    2. Jika barang fisik sebenarnya sudah ada di toko namun belum tercatat di komputer:
      • Pastikan dokumen Penerimaan Barang (Goods Receipt) dari supplier telah diselesaikan (Done), ATAU
      • Lakukan penerimaan mutasi dari gudang pusat jika barang dikirim via transfer, ATAU
      • Jika darurat, lakukan penyesuaian stok melalui dokumen Stock Opname.

Tanya: Mengapa kolom Satuan Dasar (Base UoM) pada Master Produk tidak dapat diedit / terkunci?​

  • Penyebab: Produk tersebut sudah pernah memiliki riwayat mutasi persediaan atau faktur penjualan di masa lalu.
  • Solusi: Sistem secara permanen mengunci satuan dasar demi menjaga keakuratan angka historis pada kartu stok berpasangan (Double-Entry Ledger). Jika satuan dasar benar-benar salah input sejak awal:
    1. Nonaktifkan master produk lama (hapus centang Aktif atau arsipkan).
    2. Buat master produk baru dengan nama yang disesuaikan dan pilih satuan dasar yang benar sejak awal sebelum transaksi dimulai.

Tanya: Mengapa konfirmasi Sales Order (SO) gagal dengan pesan "Produk 'X' belum punya defaultLocation — wajib utk lokasi sumber OUT"?​

  • Penyebab: Saat Sales Order dialihkan ke status Confirmed, sistem secara otomatis menerbitkan dokumen pengeluaran logistik (StockPicking OUT) dengan status Ready (berfungsi sebagai surat jalan / daftar petik barang bagi staf gudang). Agar dokumen picking ini sah, sistem mewajibkan kepastian lokasi rak/gudang sumber pengambilan barang melalui atribut defaultLocation pada master produk.
  • Solusi:
    1. Buka menu Master Data > Produk, cari produk yang disebutkan dalam pesan galat.
    2. Klik tombol Edit Produk. Pada tab inventaris / logistik, isi kolom Gudang / Lokasi Default (defaultLocation).
    3. Jika produk bertipe resep racikan (recipe / BOM), pastikan seluruh item bahan baku penyusunnya (BundleComponent) juga telah memiliki defaultLocation.
    4. Simpan master produk, kemudian kembali ke dokumen Sales Order dan klik kembali tombol Confirm.

Tanya: Apa perbedaan mendasar mekanisme pemotongan stok antara POS Kasir dan Sales Order B2B?​

  • Penjelasan:
    • POS Kasir (Ritel Toko): Menerapkan pendekatan Single-Phase Atomic Fulfillment. Begitu pembayaran selesai (checkout / settleOrder), sistem langsung menerbitkan dokumen StockPicking OUT (bertipe SALES) dengan stage langsung Done dari lokasi mesin kasir (CashRegister.stockLocation) ke VIRTUAL-CUSTOMER. Saldo fisik di kartu stok terpotong seketika tanpa memerlukan konfirmasi terpisah dari tim gudang.
    • Sales Order (B2B / Grosir): Menerapkan pendekatan Two-Phase Fulfillment. Saat pesanan disetujui (Confirmed), sistem menerbitkan StockPicking OUT berstatus Ready dari Product.defaultLocation ke VIRTUAL-CUSTOMER (saldo fisik belum terpotong; baru berupa surat jalan / alokasi logistik). Saldo fisik baru resmi terpotong di StockLedger saat staf logistik menekan tombol Deliver (Kirim Barang) yang memajukan picking ke stage Done.

3. Kendala Alur Persetujuan (Workflow & Approval)​

Tanya: Mengapa tombol "Konfirmasi" atau "Ubah Stage" pada Sales Order / PO berwarna abu-abu dan tidak bisa diklik?​

  • Penyebab: Dokumen transaksi sedang berada dalam status PENDING_APPROVAL. Sistem secara otomatis mengaktifkan fitur perlindungan Lock-Stage saat PENDING untuk mencegah manipulasi angka selama proses peninjauan manajerial berlangsung.
  • Solusi:
    1. Hubungi manajer atau pejabat yang ditunjuk sebagai approver pada tab Riwayat Approval.
    2. Setelah pejabat memberikan persetujuan (Approve), sistem secara otomatis memajukan stage dokumen atau membuka kembali akses perubahan.
    3. Jika dokumen perlu direvisi oleh pemohon, minta approver untuk menekan tombol Tolak (Reject) terlebih dahulu agar status kembali ke Draft.

Tanya: Pejabat approver sudah login, tetapi tombol "Setujui (Approve)" tidak muncul di layar dokumen?​

  • Penyebab: Akun pengguna pejabat tersebut belum memenuhi rantai relasi approver: User → Employee → Position.
  • Solusi:
    1. Administrator perusahaan wajib membuka menu SDM > Karyawan (Employee).
    2. Periksa apakah nama pejabat tersebut sudah memiliki data Karyawan.
    3. Pastikan kolom Akun Pengguna (userId) pada data Karyawan tersebut sudah ditautkan ke akun login yang bersangkutan.
    4. Pastikan kolom Jabatan (positionId) sama persis dengan jabatan yang ditunjuk pada alur persetujuan (Approval Step).

4. Kendala Akses Pengguna & Cabang​

Tanya: Pengguna baru dapat login ke sistem, namun seluruh daftar tabel transaksi kosong melompong?​

  • Penyebab: Prinsip keamanan isolasi cabang menerapkan kebijakan Default-Deny. Pengguna yang belum ditugaskan ke cabang aktif mana pun tidak memiliki hak melihat transaksi cabang mana pun.
  • Solusi:
    1. Masuk menggunakan akun Administrator Perusahaan (Tenant Admin).
    2. Buka menu Pengaturan > Manajemen User, cari dan sunting akun pengguna bersangkutan.
    3. Pada bagian Cabang yang Diizinkan, centang satu atau beberapa kantor cabang operasional staf tersebut.
    4. Tetapkan salah satu cabang sebagai Default Branch.
    5. Simpan pengaturan. Minta staf untuk logout dan login kembali. Seluruh data transaksi cabang kini akan tampil dengan sempurna.