Lewati ke konten utama

Pengadaan Barang & Pembelian (Purchase Order)

Modul Pembelian mengelola siklus hidup pengadaan barang dari vendor/supplier—mulai dari penerbitan pesanan beli, peninjauan otorisasi approval manajerial, penerimaan fisik di gudang (Goods Receipt), hingga pelunasan pembayaran hutang usaha.

1. Diagram Alur Siklus Pengadaan (Procure-to-Pay)​

2. Struktur Formulir Purchase Order​

Saat membuat pesanan pembelian di menu Pembelian > Purchase Order:

A. Bagian Header Dokumen​

Nama FieldTipe DataWajib?Keterangan & Validasi
Nomor PO (poNumber)StringOtomatisDiterbitkan berurutan oleh sistem (misal: PO-202609-0005).
Pemasok / Vendor (vendorId)Relasi (Vendor)WajibMemilih mitra supplier yang menyuplai barang.
Gudang Penerima (warehouseId)Relasi (Warehouse)WajibGudang fisik tujuan tempat barang pesanan akan dibongkar muat.
Tanggal Pemesanan (orderDate)DateWajibTanggal pesanan resmi dikirim ke supplier.
Estimasi Kedatangan (expectedDate)DateOpsionalTanggal janji tiba barang di fasilitas gudang perusahaan.
Cabang Pembeli (branchId)Relasi (Branch)WajibUnit bisnis cabang penanggung biaya pengadaan.

B. Bagian Baris Barang (PO Lines)​

  • Produk (productId): Hanya menampilkan produk berjenis storable atau consu.
  • Kuantitas Pesan (qty): Jumlah unit yang dibeli dalam satuan UoM.
  • Harga Beli Satuan (unitCost): Harga beli neto yang disepakati dengan vendor.
  • Pajak Pembelian (taxRate): PPN Masukan (jika vendor adalah PKP).

3. Tahapan Siklus Hidup Dokumen (Stages)​

Tahap 1: Draf & Peninjauan Approval​

Staf pengadaan menyusun rincian pesanan. Jika total nominal PO melampaui batas toleransi pembelian bebas (misal: di atas Rp 50.000.000), sistem secara otomatis mengunci dokumen dalam status PENDING_APPROVAL dan mengirim notifikasi ke manajer terkait. Dokumen tidak dapat diedit selama menunggu tinjauan manajerial.

Tahap 2: Konfirmasi (Confirmed)​

Setelah disetujui, status berubah menjadi Confirmed. Dokumen siap dikirimkan kepada supplier via PDF/Email. Pada tahap ini, sistem otomatis membuat satu lembar Dokumen Penerimaan Barang (StockPicking INCOMING) dengan status Ready di modul gudang.

Tahap 3: Penerimaan Barang Fisik (Goods Receipt / Done)​

Ketika barang fisik sampai di dermaga bongkar gudang:

  1. Petugas gudang membuka dokumen penerimaan terkait di menu Gudang > Penerimaan Barang.
  2. Memeriksa kesesuaian fisik dan kualitas barang.
  3. Mengklik tombol Terima Barang (Receive).
  4. Saldo kartu stok langsung bertambah, harga pokok produk di-update, dan dokumen PO resmi berpindah ke status Done.

4. Pencatatan Pembayaran Supplier (Payment OUT)​

Pelunasan tagihan vendor dilakukan melalui modul pembayaran:

  • Pembayaran dapat berupa Uang Muka (Down Payment / DP) sebelum barang tiba, maupun Pelunasan Setelah Faktur Diterima.
  • Pengguna memilih rekening asal pengeluaran dana (Kas Tunai atau Rekening Giro Bank).
  • Sistem memotong saldo kas/bank dan mengurangi saldo hutang dagang (Accounts Payable) ke vendor tersebut.
Syarat Pembatalan Purchase Order

Purchase Order hanya dapat dibatalkan (Cancelled) apabila belum pernah ada penerimaan barang fisik (StockPicking) yang berstatus Done. Jika barang sudah terlanjur diterima di gudang fisik, pembatalan PO dilarang dan wajib diselesaikan melalui prosedur Retur Pembelian ke Vendor.